Thuiswerken en de voorzichtige terugkeer naar kantoor
HR Juristen ondersteunt werkgevers in verschillende branches. Graag delen we onze kennis en ervaringen met jullie. Met regelmaat lees je hier artikelen, die voor werkgevers interessant zijn.
Al langere tijd stimuleert de overheid thuiswerken. Met de Wet Flexibel Werken (2016) heeft de medewerker die langer dan een halfjaar in dienst is, het recht om een verzoek daartoe te doen.
Inmiddels zijn de rollen omgedraaid. Sinds de Coronacrisis werken veel mensen thuis en nu zijn het de werkgevers die graag afspraken willen gaan maken over het thuiswerken en ook over de vraag: hoe organiseren wij de terugkeer van de werknemers naar kantoor.
Hierna beschrijven we de aandachtspunten waar werkgevers voor staan en adviseren wij om een ‘thuiswerkregeling’ te maken en individuele medewerker een ‘thuiswerkovereenkomst’ aan te bieden.
Voordelen thuiswerk
Gedurende de Coronacrisis zijn werkgevers en werknemers steeds meer gaan nadenken over de noodzaak van het werken op kantoor gekoppeld aan functies en werkzaamheden die in principe ook (deels) thuis gedaan kunnen worden. Het is opeens veel minder vanzelfsprekend om elke dag fysiek aanwezig te zijn op een kantoor. Ook de aanwezigheid op vooraf afgesproken tijden lijkt opeens vreemd.
Natuurlijk wil je je collega’s soms zien (om te brainstormen, voor creatieve processen) en dan is een kantoor een uitstekende ontmoetingsplek. Maar dat hoeft niet iedere dag en ook niet van 9.00-17.00 uur. Waarom werk je niet eerst vanuit huis of op een door het bedrijf gehuurde werkplek bij je woonhuis en ga je dan voor een paar uur naar kantoor.
Virtuele vergaderingen blijken opeens veel efficiënter te zijn. Al jaren hebben bedrijven een uitstekende ICT infrastructuur om thuiswerk mogelijk te maken, zonder dat daar gebruik van werd gemaakt. (Dat blijkt ook wel, omdat de meeste bedrijfsnetwerken en privé netwerkverbindingen van werknemers, het uitstekend gehouden hebben tijdens de Coronacrisis.)
Een werknemer kan makkelijker de balans in acht houden tussen werk en privé en hoeft minder tijd te besteden aan woon/werkverkeer (met het bijkomend milieu voordeel).
Ook leidinggeven, kan uitstekend op afstand. Voor die leidinggevenden die het lastig vinden om te sturen op resultaat is dit een mooie kans om een nieuwe stijl van leidinggeven te ontwikkelen. Bovendien zijn er ook wel degelijk (technische) controle mogelijkheden voor de leidinggevenden of functies die strakker moeten worden aangestuurd. Dit zijn wel zaken die je graag met de medewerker wil vastleggen.
Thuiswerkregeling
Veel werkgevers vragen ons om mee te denken met een ‘thuiswerkregeling’, die wordt gekoppeld aan het personeelsreglement. Het is een onderdeel van de arbeidsvoorwaarden, waarmee je als werkgever laat zien dat je thuiswerken of werk in de woonplaats mogelijk maakt (lees zonder reistijd/kosten) en met welke afspraken. Waaraan moet je dan denken:
- Reikwijdte: welke functies of functiegroepen kunnen thuiswerken of werken op externe werkplekken;
- Beschikbaarheid externe werkplekken in woonplaats medewerker (gehuurd door de werkgever);
- En in de huidige situatie:
- Krijgt de werknemer de mogelijkheid om thuis te werken en op welke wijze wordt dit verzocht;
- Kan de werkgever of leidinggevende thuiswerken opleggen?
- krijgt de medewerker weer de mogelijkheid om op kantoor te werken en welke afspraken gelden dan?
- Welk percentage van de arbeidsomvang kan thuis worden gewerkt (vaak ook per functie/functiegroep);
- Afspraken over weekdagen/bereikbaarheid/tijdstippen;
- Onkostenvergoeding woon/werkverkeer
- Via welke bedrijfsmiddelen (telefoon/laptop);
- Welke software voor vergaderingen
- Vergoedingen voor de werkplekinrichting: beeldscherm, stoel, bureau, extra ergonomische voorzieningen, camera, mic. etc.
- Controle op de werkplek / arbeidsomstandigheden;
- vergoedingen voor gebruik privémiddelen;
- eventuele aansprakelijkheid (computervirussen, beschadiging bedrijfsmiddelen, et cetera)
Thuiswerkovereenkomst
Net als dat een arbeidsovereenkomst een specificering is van de afspraken in het personeelsreglement, bevat de thuiswerkovereenkomst de specifieke afspraken die met een medewerker worden gemaakt over thuiswerken. Denk daarbij aan:
- de dagen of uren waarop de medewerk thuis en op kantoor werkt;
- beschikbaar stelling van werkplekken in woonplaats van medewerker;
- onkosten woon/werkverkeer;
- bereikbaarheid en tijdstippen van bereikbaarheid voor klanten, relaties, collega’s etc.;
- toekenning en afspraken over gebruik bedrijfsmiddelen en aansprakelijkheid;
- inrichting en vergoeding voor middelen werkplek;
- vergoeding voor gebruik privémiddelen;
- controle arbeidsomstandigheden op de thuiswerkplek;
- Afspraken over controle van taken en output door leidinggevende.
Terugkeer naar kantoor
Als gezegd: op dit moment vragen werkgevers ons ook om mee te denken hoe een terugkeer naar kantoor kan worden vormgegeven, met daarbij de vragen:
- welke medewerkers voorrang hebben om weer (deels) op kantoor te gaan werken, dit gekoppeld aan privé omstandigheden, thuissituatie etc.
- welke regels gelden op kantoor: plaatsing bureaus, hygiëne middelen, mondkapjes, aantallen per afdeling/verdieping, bewegingsrichtingen, gebruik trappen/liften, vergaderzalen, koffiemachines, kantine etc.
Ieder bedrijf heeft natuurlijk andere wensen als het gaat om de afspraken rondom thuiswerken. Wij helpen u graag bij het ontwerpen van een passende regeling.